Zrównoważona organizacja pracy i komunikacji cyfrowej – efektywność, równowaga i profilaktyka wypalenia zawodowego.

Program szkolenia jest dostosowany do potrzeb uczestników usługi oraz głównego celu usługi i jej charakteru oraz obejmuje zakres tematyczny usługi. Uczestnik nie musi spełniać dodatkowych wymagań dot. poziomu zaawansowania.

Usługa prowadzona jest w godzinach zegarowych, Przerwy są wliczone w ogólny czas usługi rozwojowej.

Zajęcia zostaną przeprowadzone przez ekspertów z wieloletnim doświadczeniem, którzy przekazuje nie tylko wiedzę teoretyczną, ale także praktyczne wskazówki i najlepsze praktyki. Uczestnicy mają możliwość czerpania z jego wiedzy i doświadczeń.

Program szkolenia stanowi spójny i zintegrowany zakres treści objęty jednym procesem walidacji, prowadzącym do uzyskania kwalifikacji w obszarze automatyzacji procesów biznesowych oraz analizy danych procesowych z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych, wspierających redukcję kosztów operacyjnych i emisji środowiskowych w organizacji.

Informacja o zapleczu technicznym i organizacyjnym szkolenia

W ramach realizacji usługi szkoleniowej dostawca zapewnia pełne zaplecze techniczne niezbędne do prawidłowej realizacji procesu kształcenia. Każdy uczestnik szkolenia otrzymuje laptop spełniający wymagania sprzętowe i programowe określone dla danej tematyki szkoleniowej.

Wszelkie licencje, oprogramowanie, narzędzia cyfrowe oraz środowiska szkoleniowe wykorzystywane podczas zajęć są zapewniane przez dostawcę usług i udostępniane uczestnikom na czas trwania szkolenia, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów przez uczestników lub podmiot delegujący.

Moduł 1. Przeciążenie cyfrowe, dobrostan pracowników i zasobooszczędna organizacja pracy

• Rodzaje przeciążenia cyfrowego: informacyjne, komunikacyjne, zadaniowe oraz wynikające z nadmiernej liczby narzędzi.
• Źródła przeciążenia w codziennej pracy: powiadomienia, nadmiar wiadomości, zbędne spotkania, rozproszone dokumenty i presja stałej dostępności.
• Wpływ ciągłego przełączania uwagi i dostępności cyfrowej na koncentrację, efektywność, dobrostan psychiczny oraz życie poza pracą.
• Czynniki organizacyjne sprzyjające stresowi i wypaleniu zawodowemu.
• Zasobooszczędne podejście do pracy: ograniczanie zbędnych czynności, powielania informacji oraz strat czasu i energii.
• Zielone kompetencje w codziennej organizacji pracy: racjonalne korzystanie z papieru, urządzeń, energii i danych.
• Równość szans kobiet i mężczyzn w dostępie do informacji, rozwoju zawodowego i awansu.
• Rozpoznawanie stereotypów dotyczących płci, dyspozycyjności i podziału obowiązków zawodowych oraz opiekuńczych.
• Ćwiczenie: analiza źródeł przeciążenia cyfrowego w przykładowym środowisku pracy oraz wskazanie rozwiązań ograniczających zbędne czynności, zużycie zasobów i ryzyko nierównego traktowania.

Moduł 2. Efektywna komunikacja cyfrowa i świadomy dobór narzędzi

• Komunikacja synchroniczna i asynchroniczna – różnice, zastosowania i zasady doboru.
• Funkcje poczty elektronicznej, komunikatorów, wideokonferencji, kalendarzy, tablic zadań i platform dokumentacyjnych.
• Rozdzielenie komunikacji bieżącej od dokumentacji i informacji wymagających trwałego uporządkowania.
• Dobór kanału komunikacyjnego do rodzaju informacji, pilności sprawy i oczekiwanego działania odbiorcy.
• Ustalanie zasad czasu odpowiedzi, zgłaszania spraw pilnych i ograniczania zbędnych powiadomień.
• Ograniczanie powielania wiadomości, liczby odbiorców, załączników i niepotrzebnego obiegu danych.
• Formułowanie krótkich, jednoznacznych i konstruktywnych komunikatów z uwzględnieniem potrzeb różnych odbiorców.
• Zapewnienie równego dostępu do informacji osobom pracującym stacjonarnie, zdalnie i hybrydowo.
• Przeciwdziałanie wykluczeniu informacyjnemu, stereotypowym ocenom kompetencji i nierównemu podziałowi obowiązków komunikacyjnych.
• Ćwiczenie: opracowanie matrycy kanałów komunikacji oraz zespołowych zasad ich stosowania, uwzględniających efektywność, dostępność informacji i ograniczanie przeciążenia.

Moduł 3. Planowanie pracy w skupieniu, higiena cyfrowa i równowaga między życiem zawodowym a prywatnym

• Planowanie dnia i tygodnia pracy z uwzględnieniem priorytetów, realnego obciążenia i regeneracji.
• Wyznaczanie bloków pracy głębokiej, okresów bez spotkań i czasu bez powiadomień.
• Grupowanie podobnych zadań oraz ustalanie pór obsługi poczty i komunikatorów.
• Prawo do odłączenia – znaczenie granic dostępności cyfrowej dla ograniczania stresu i profilaktyki wypalenia zawodowego.
• Ustalanie i komunikowanie granic dostępności oraz oznaczanie wiadomości wysyłanych poza godzinami pracy jako niewymagających natychmiastowej odpowiedzi.
• Wykorzystanie statusów dostępności, ustawień kalendarza i planowania wysyłki wiadomości.
• Planowanie przerw i okresów wolnych od pracy cyfrowej oraz wypracowanie nawyków kończenia dnia roboczego.
• Równowaga między życiem zawodowym a prywatnym w kontekście różnych sytuacji rodzinnych i obowiązków opiekuńczych.
• Przełamywanie stereotypów związanych z płcią, rodzicielstwem i dyspozycyjnością oraz przeciwdziałanie nierównemu traktowaniu osób korzystających z elastycznej organizacji pracy.
• Odpowiedzialne korzystanie z urządzeń: ustawienia oszczędzania energii i ograniczanie niepotrzebnej pracy sprzętu.
• Ćwiczenie: przygotowanie harmonogramu pracy obejmującego bloki skupienia, przerwy i okresy niedostępności oraz konfiguracja ustawień wspierających higienę cyfrową i work-life balance.

Moduł 4. Uporządkowana dokumentacja cyfrowa i zasobooszczędne środowisko pracy

• Platformy przechowywania dokumentów jako wspólne źródło aktualnych informacji.
• Projektowanie struktury folderów, zasad nazewnictwa plików i organizacji dokumentacji.
• Elektroniczny obieg dokumentów jako sposób ograniczania zbędnych wydruków i zużycia materiałów biurowych.
• Współdzielenie dokumentów, wspólna edycja, kontrola wersji i odtwarzanie wcześniejszych wersji.
• Ograniczanie duplikatów plików, zbędnych załączników i niepotrzebnego przechowywania danych.
• Konfiguracja uprawnień dostępu zgodnie z rolami i odpowiedzialnością pracowników.
• Bezpieczne udostępnianie informacji, przegląd uprawnień, archiwizacja i usuwanie danych zgodnie z zasadami organizacji.
• Zapewnienie równego dostępu do dokumentacji i materiałów osobom o zróżnicowanych potrzebach oraz możliwościach pracy.
• Racjonalne wykorzystanie urządzeń, energii i zasobów w codziennej pracy cyfrowej.
• Ćwiczenie: utworzenie uporządkowanego repozytorium dokumentów, zastosowanie kontroli wersji, nadanie uprawnień i wskazanie rozwiązań ograniczających wydruki oraz duplikaty.

Moduł 5. Konstruktywna współpraca zespołowa, równość szans i wdrażanie usprawnień

• Wspólne ustalanie zasad komunikacji, dostępności, czasu odpowiedzi i postępowania w sprawach pilnych.
• Konstruktywne komunikowanie przeciążenia, potrzeb, ograniczeń i oczekiwań wobec współpracowników.
• Poszanowanie okresów niedostępności i organizowanie współpracy bez presji stałej dostępności.
• Ograniczanie zbędnych spotkań poprzez określanie ich celu, uczestników, czasu trwania i sposobu dokumentowania ustaleń.
• Dobór spotkań stacjonarnych, zdalnych i komunikacji asynchronicznej z uwzględnieniem dostępności, dojazdów oraz racjonalnego wykorzystania zasobów.
• Rozpoznawanie przejawów dyskryminacji, wykluczenia i stereotypowego traktowania w komunikacji cyfrowej.
• Wspieranie równości szans kobiet i mężczyzn, zarządzania różnorodnością oraz równego dostępu do informacji i możliwości zawodowych.

Ćwiczenie: opracowanie planu wdrożenia usprawnień wraz z harmonogramem, podziałem odpowiedzialności i wskaźnikami oceny oraz przygotowanie zespołowego kodeksu komunikacji wspierającego efektywność, równość i równowagę cyfrową.

• Opracowanie kodeksu komunikacji cyfrowej uwzględniającego dobrostan, poszanowanie granic, dostępność i zasady zielonego biura.
• Diagnozowanie problemów organizacyjnych i projektowanie usprawnień ograniczających przeciążenie oraz nieefektywne wykorzystanie zasobów.
• Monitorowanie rezultatów na podstawie wskaźników, takich jak liczba spotkań, zbędnych wiadomości i wydruków, liczba duplikatów dokumentów oraz przestrzeganie bloków skupienia.

Walidacja (1 h)

Test- pisany synchronicznie

wywiad swobodny- indywidulanie, zgodnie z kolejnością dostępną w dniu trwania usługi

Wymagana jest obecność min 80% lub zgodna ze wskazaniami Operatora. Obecność na usłudze weryfikowana będzie na podstawie raportu logowań wygenerowanego z platformy.

Uczestnicy przyjmują do wiadomości, że usługa może być poddana monitoringowi z ramienia Operatora lub PARP i wyrażają na to zgodę.

Uczestnik ma obowiązek zapisania się na usługę przez BUR co najmniej w dniu zakończenia rekrutacji.

Organizator zapewnia dostępność osobom ze szczególnymi potrzebami podczas realizacji usług rozwojowych zgodnie z Ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz.U. 2022 poz. 2240) oraz „Standardami dostępności dla polityki spójności 2021-2027”. W przypadku potrzeby zapewnienia specjalnych udogodnień prosimy o kontakt przed zapisem na usługę!

1. Sprzęt uczestnika:

• komputer lub laptop z systemem operacyjnym Windows 10 / 11, macOS lub Linux,
• procesorem co najmniej Intel i5 / Ryzen 5 lub równoważnym,
• stabilne łącze internetowe (min. 10 Mbps) – w przypadku zajęć zdalnych,
• aktualna przeglądarką internetową (Chrome, Edge, Firefox),

Obowiązkowe:

• • Kamera: Uczestnik powinien posiadać działającą kamerę (wbudowaną w laptop/komputer lub zewnętrzną). Kamera umożliwia aktywny udział w sesjach, prezentację ćwiczeń grupowych oraz interakcję z prowadzącym.
  • Mikrofon: Niezbędny jest sprawny mikrofon (wbudowany lub zewnętrzny, np. w zestawie słuchawkowym).Umożliwia zadawanie pytań, udział w dyskusjach i ćwiczeniach grupowych.
  • Zalecane użycie słuchawek z mikrofonem, aby zredukować echo i poprawić jakość dźwięku.

2. Oprogramowanie:

Nie jest wymagane wcześniejsze przygotowanie środowiska programistycznego. Wszystkie niezbędne programy, dane i narzędzia zostaną przekazane przez trenera w trakcie trwania szkolenia.

3. Łącze internetowe:

• Minimum 10 Mbps download / 5 Mbps upload
• Stabilne połączenie bez dużych przerw i opóźnień

4. Środowisko pracy:

• Dostęp do powierzchni roboczej umożliwiającej komfortowe używanie komputera
• Możliwość dzielenia ekranu w trakcie sesji praktycznych i konsultacji

5. Środowisko szkoleniowe

Szkolenie realizowane jest przez platformę umożliwiającą:

• udostępnianie ekranu,
• czat, komunikację audio-wideo,
• współdzielenie materiałów i plików,

Szkolenie skierowane jest do osób dorosłych, które chcą usprawnić organizację codziennej pracy, poprawić komunikację oraz efektywniej korzystać z narzędzi cyfrowych. Jest przeznaczone dla osób pragnących ograniczyć przeciążenie informacyjne, lepiej zarządzać czasem i uwagą, a także wdrażać nawyki wspierające dobrostan, równowagę między życiem zawodowym a prywatnym oraz oszczędne wykorzystywanie zasobów w codziennych działaniach.

Prezentacja pdf